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2022/09/30　｜　 社員ブログ

豊和開発経営企画部での私の仕事

こんにちは。私は豊和開発に入社して2年目の角野です。
私は、経営企画部という部署に所属しています。経営企画部は、会社の経営の根幹に関わる多岐にわたる業務を行なっている重要な部署です。そこでは大きく分けて、採用業務、人事業務、総務業務、経理業務、秘書業務があります。私は主に総務業務を担当していますが、一部人事業務や経理業務にも携わってきました。今回は、私が現在行なっている業務や、これまでに行なってきた業務をご紹介致します。当社で総務業務や経理業務に携わりたいという方の参考になれば幸いです。

- 目次 -
CONTENTS

1.採用業務

採用業務は、①新卒採用と②中途採用に分かれております。採用業務では、メインの担当者がいますので、円滑に採用業務が行なえるようにサポート業務を行なっています。
①新卒採用
・エントリー者の管理
当社への説明会参加や選考を希望する学生の管理を行ないます。学生の情報や、どのサイトからエントリーしてくれたのかを管理しています。
・企業説明会の(事前)準備
会社説明会や選考に向けた調整を行なうのですが、、コロナ渦となり、急きょ参加ができなくなる学生も多くありますので、事前の参加確認を密に行ないながら出席簿を作成します。説明会当日は会場の設営や、出席来場者の誘導対応も行ないます。
・就活イベントへの応援参加
合同企業説明会(就活イベント)においては、運営の応援にも行きました。一人でも多くの学生に当社の話を聞いて頂きたいので、積極的に声をかけ就活中の学生を自社ブースに多く招待しました。エントリーにつながるよう、会社説明までの待ち時間などには自身の経験談や就職活動に対する悩みの相談等もしました。
②中途採用
・選考(面接)対応
中途採用では、私より年上の方の来社がほとんどです。迎える側として失礼がないように、誘導や、選考の流れを説明します。筆記試験の対応や、その後の採点や面接時のお茶出し、選考に必要な書類作成等もを行なっています。

2.総務業務

私が主に行なっている、総務業務の一部をご紹介いたします。
・テナント様への請求書作成
豊和開発は自社ビルなのですが、当社の他に多くのテナントが入居されています。月初の作業としてテナント様へ請求書の作成を行ないます。今では慣れましたが、家賃だけではなく、電気代等の光熱費や、追加で契約がある物、金額変動があるものなど、理解ができていないと間違えた事にも気づけません。お金に関わる事ですので、忙しい月初の時期でも落ち着いて作業しミスを出さないように細心の注意をはらっています。
・ホームページのPV数（ページビュー数）のチェック
当社ホームページに訪れてくれた方の数を確認します。ホームページは当社に興味を持っていただいた方の入り口となっています。色々な工夫をしながらおかげ様で、始めた当初に比べると、多くの方々を迎える事ができています。また、社員が投稿するコラムのPV数をチェックします。業務に関連した色々な記事を社員が投稿するのですが、閲覧者がどういう内容に興味を持ってくれるのかが分かります。
・備品の管理
社員の皆様が円滑に業務を進められるように、備品の管理を行っています。在庫が少なくなれば切らさない様に早めに発注するように心がけています。またムダ使いがないかも確認しています。
・業務の期日管理
総務事は、細かな業務も多くなりがちです。何をいつまでに完結するのかを明確にした期日管理が重要です。オリジナルのカレンダーを作成し、期日の管理を行なっています。先の期日や業務を把握しておくことで、「今何をすべきか」「いつから準備を進めるべきか」等、逆算しやすくなり期日を厳守する事に役立てております。
・5S活動の発案
弊社では、月に1回ですが整理・整頓・清掃・清潔・しつけを徹底できるよう5S活動を実施しています。毎月実施する活動内容の発案をしています。「“凡事徹底”　当たり前のことが当たり前にできることが成果につながることを認識してもらうこと」「ビジネスパーソンとして恥ずかしくない礼儀と躾を身に着けること」を目標に日々活動内容を考えております。
・社内報作成
当社では「社内報」を定期発刊しています。総務業務では、なかなか自分の行なう事が形になって現れにくいのですが、自分が企画立案した物が成果物として形になる唯一の業務でもあります。完成までの道のりは、企画の発案→部内共有→作成→役員承認→発刊という流れで完成します。中でも私は、企画の発案・部内共有（議論）の工程が好きです。また部内共有した際、部員から私の案を基により良いアイデアを提案して下さる時は、発想が豊かになり感性や視野も広がる事が体感できます。

3.総務業務（その他）

・施設管理業務
弊社の自社ビルや他に管理している物件のビルの法定点検やメンテナンスを行なうべく、業者の方との日程調整や実施に向けた問題の有無等の打合わせを行ないます。施設管理は、建物を良好な状態で維持する事と、入居されているテナント様に長く快適、安全使っていただく為、重要な業務です。
・お中元、お歳暮、年賀状の準備
日頃よりお世話になっている取引先の方々に感謝を込めてお中元、お歳暮、年賀状の準備を行います。特に年賀状では、デザイン作成も総務で行なっております。その年に竣工した物件の写真をいれながら、少しでもご覧になるお客様に楽しんでいただけるよう工夫を凝らしています。
・免許、許可、登録の更新
当社は、不動産業、一級建築士事務所、建設業、測量業と多くの資格登録を行なっております。定期的にその更新を行います。これまで私が経験してきた業務の中では最も複雑に感じる業務ですが、その分最も勉強になった業務でもありました。申請書の書き方、登記簿の見方や証明書等の請求等、普段行なう事が無いであろう貴重な知識や経験を身に付けることができました。

4.経理業務

経理業務は、まだまだ未経験ではありますが、経理担当が業務を円滑に進められるように下準備等を行ないました。
・総合振込の準備
毎月多くの請求書が届きますので「支払先」「金額」「支払期日」「振込手数料の請負先」「支払方法」等を分類し見やすくまとめます。この業務では小さなミスであっても、取引先からの信用を無くしかねませんので毎月細心の注意を払い何度も確認しながら進めています。
・立替経費一覧表の作成
多くの経費を一覧表にまとめます。「日付」「支払先」「金額」「勘定科目」等に分け見やすくまとめます。もともと「簿記」資格に興味があった私は、この業務が最も勉強になったと感じております。今は総務寄りの業務が多くなっていますが、いつか機会があれば経理の業務にも本格的にチャレンジしてみたいと感じました。

5.まとめ

事務職は「地味」「毎日繰り返し」「座ってばかり」だと思われてい方も多いと思います。しかし、これまで私が経験してきた当社経営企画部での業務では、事務に特化しているのではなく、営業的な要素はじめ、多くの事が求められますし、その分成長を多く感じる事ができる部署でもあると思っています。私なりにですが、経営企画部での仕事だからこそ手に入る3つのことをまとめてみました。
①自分自身を知ることが出来、成長のヒントを得る事ができる
採用・総務・経理と沢山の業務を経験できる為、そうすることで「興味があること」「わくわくすること」「苦手なこと」「得意なこと」等、自分自身の新発見が多かったです。経理業務に携わらせて頂いた事でより資格取得の意欲も湧きました。
②臨機応変な対応力が身につく
社員からの要望や、突発的な対応等、予定通りに行かない事も多々あります。その場で考え、瞬時に対応する必要もあります。臨機応変な対応力を身につけるが出来ます。
③効率化を習慣化する癖が身に着く
定例業務が多いので、業務毎に自分なりに効率的に進めるよう工夫しています。そのおかげで、多くの業務で効率化を図ることが出来ました。効率化を習慣化することで仕事以外にも役立つ事が多いです。

今回は、経営企画部の一部の業務(私が経験した業務を中心に)を紹介させていただきました。弊社では全社員が「成長」を目指し日々奮闘しています。経営企画部でも沢山の「成長」が経験できると思います。新卒も中途採用でも是非興味を持ってくださった方はご応募ください。最後までお読みいただきありがとうございました。

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