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2021/01/15 |  社員ブログ

新卒採用:就職活動におけるビジネスマナー ~電話をかける編~

私が新卒採用活動をしている中で、採用担当者として数多くの学生さんとお会いして感じたことを基に、就職活動に役立つ情報を提供できればと思います。
就職活動におけるビジネスマナーは多岐にわたる為、選考をする採用担当者は細部まで厳しくチェックしていないとしても、基本的なマナーができていないとマイナスの印象・評価に繋がるので、正しいマナーを身につけておくことは大切です。

昨今、スマートフォンの普及により、学生の皆さんにとっても電話は身近なものになりましたが、就職活動を通して企業の方と電話で話すことはあまり馴染みがある訳ではないと思います。
企業へエントリーすることによる、説明会への参加、選考についての問合せ、企業からの電話連絡やその折り返し対応と、電話対応をする場面は様々あります。
今回はビジネスマナーの中でも、電話をかける場面で気を付けるべきポイントをお伝えしていきます。

- 目次 -
CONTENTS

1.電話をかける前に

まず電話をかける場面について確認していきますが、そもそも電話をかける前に押さえておきたい以下のポイントをチェックしましょう。
■忙しい時間帯や不在の可能性が高い時間帯を避ける。
【忙しい時間帯】
 ・始業時間から30分以内
 ・終業時間前1時間以内
【不在の可能性が高い時間帯】
 ・出社(始業開始)前の時間
 ・昼休憩(12:00~13:00)
 ・来客や打合せが始まる〇時00分頃
 ・終業時間以降
■電話ができる環境(場所)に移動する。
静かで電波状況の良い場所からかける様にしましょう。周りの音がうるさかったり風が強かったり、自分の声や相手の声が届きにくい様な場所ではかけないようにしましょう。
■筆記用具やスケジュール帳を用意する。
メモをとったり、スケジュールが確認できる様に準備しましょう。

電話をかけてから焦ったり抜け漏れが無い様に、用件や話したい・聞きたい内容を予めメモしておくと良いでしょう。台本を作るのも良いですが、台本を読むだけになって棒読みになるのも良くはありませんので、気を付けましょう。その為には、用件を箇条書きにして文章にしないというのも手だと思います。

2.電話をかける①

電話かける前のポイントを押さえたところで、次に電話をかける段階に移りますが、ここでも以下のポイントを押さえていきましょう。
■最初に名乗る。
まず最初に挨拶した上で「学校名+名前」を名乗りましょう。名乗らなければ誰からかかってきたか分からず、相手が対応のしようがありません。
挨拶は「お忙しいところ失礼致します」が無難です。
■相手(採用担当者)を呼び出す。
用件を述べて、相手方の取次をお願いします。採用担当者の名前は企業のホームページやナビサイト、求人票等に記載されているはずなので、名前は勿論、部署名等も分かる様であれば伝える様にしましょう。この時に、「○○の件でお伺いしたいことがあり・・・」など簡潔に用件を伝えると良いでしょう。
採用担当者が不在であることも予想されますので、不在の場合は、いつ戻ってくるのか、休みの場合はいつ出社するのかを確認して、その時間に改める様にしましょう。また、採用担当者から折り返すと言われることもあるかと思いますが、「こちらからの用件ですので」など丁寧にお断りし、自分からかけ直す様にしましょう。

因みに、学生さんから連絡があった際に私が不在で、折り返すことはあっても学生さんから電話を改めるということは中々ありません。こういった対応ができるだけでも採用担当者の印象が良くなるかもしれません。

3.電話をかける②

採用担当者に繋がったら、以下のポイントを押さえた上で話しましょう。
■相手を確認し、挨拶をする。
取り次いでもらった相手が名乗ったら、名前を確認し、挨拶を返しましょう。相手方が取次の際に学校名や名前は伝わっていますが、目上の相手が名乗っているのでこちらも失礼が無い様に名乗りましょう。
■用件(目的)を伝える。
最初に電話をかけた用件を言います。その上で、詳細を話す様にしましょう。最初にどういった目的でかけてきたのかが分かれば、相手も対応しやすくなります。
■重要事項はメモし、復唱する。
質問した内容の回答や、日時や場所、持ち物等、電話を切った後に分からなくならない様にメモをとる様にしましょう。また、メモした内容が間違っていては意味が無いので、復唱し間違いが無い様にしましょう。また、聞き取りにくかったことは曖昧にせず、再度確認する様にしましょう。
■用件を復唱し、お礼を言う。
最後に、会話の中で聞いたことや決まったこと(日時や場所等)をもう一度復唱して下さい。しつこい様ですが、間違いが無い様にするためです。そして、内容がきちんと確認出来たらお礼を言ってから電話を切りましょう。電話を切る際は、相手が電話を切ってから切る様にしましょう。相手も同じ様に電話を切るのを待っていることもありますので、その場合は3~5秒程度待ってから切る様にしましょう。

4.電話での話し方

最後に電話で話す際に、以下のポイントも押さえておきましょう。
■聞き取りやすいハキハキした声で話す。
話している内容がしっかりしていたとしても、ボソボソと話していては相手も聞き取りづらく、内容が伝わりません。相手のことを考えて、口を大きく開けてハキハキと話す様にしましょう。
■正しい敬語を話す。
正しい敬語を使うことに慣れていない学生さんも多いかもしれませんが、ビジネスの場において敬語は必要不可欠なものです。正しい敬語が使えないと「この学生を採用して大丈夫か」と不安にさせるだけでなく、相手を不快にさせることもあり得ます。
よく耳にするのが、「分かりました」の敬語として「了解しました」を使う方がおられます。「了解」は上の人が下の人に対して使う言葉です。正しくは、「承知しました」や「かしこまりました」となります。

敬語を誤って使う学生さんも多いので、正しい敬語を使うことで、相手にしっかりしていると思わせることやライバルとの差をつけることができるかもしれません。

5.まとめ

いかがでしたでしょうか。今回取り上げた内容は決して特別なことではないかもしれませんが、きちんとできているのとできていないのとでは、相手に与える印象が全然違います。
就職活動をする中で、メールなどでやりとりする場面も多いでしょうが、電話をかける場面も必ずあります。メールでやりとりする場面が多いからこそ、電話対応で周りと差をつけるチャンスにも繋がる可能性はありますので、私のご紹介したビジネスマナーも参考にしていただき、今後の就職活動に役立てていただければ幸いです。
【経営企画部 永井】