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2020/05/29 |  社員ブログ

豊和開発社報「イカす通信」ができるまで

当社では、社内外への情報発信ツールとして、ホームページの他に、社報「イカす通信」を2ヶ月に1回発行しております。記事の作成・編集は私たち経営企画部が行っており、社内でのイベント等を紹介しています。また、社員が自分の性格や仕事内容、好きな本などを紹介するコーナーもあります。2019年の夏に、社員同士のコミュニケーションのきっかけ作りや社外へ業務内容・社風の発信を目的として社報作成企画が始まり、2019年11月に1号目となる創刊号を発行しました。現在は既刊4号で、5号目の構成を考えている真っ最中です。今回のコラムでは、「イカす通信」ができるまでの過程を紹介します。

- 目次 -
CONTENTS

1.構成の決定

まずはどういったコーナーを取り入れるのか、記事の構成を考えます。固定で入れるコーナーもあれば、時期によって新たに作成するコーナーもあります。コーナーを考えるときは、作成している時期と配布する時期が離れているので、タイムラグが起きないように気を付けています。
既刊のコーナーは、普段は業務を通じての関わりしかない社員の「人となり」を紹介する社員紹介や普段の仕事内容の紹介、ビジネスマナー、社員の好きな本や建築物の紹介などを作成しました。
その中でも、「意外と知らないビジネスマナー」と題したコーナーでは、毎回違うビジネスマナーを取り上げ紹介を行っています。名刺交換や上座・下座など、普段何気なくやっているマナーを選んでおり、新社会人だけでなく社会に出て数年経った方も復習してもらえるようにこのコーナーを取り入れています。発行後の社員向けアンケートの中でも満足度が高いコーナーの1つです。紹介するだけでなく、2020年5月に発行した4号では、これまでに取り上げたビジネスマナーをクイズ形式にするなど、既刊と同じような構成にならないように毎号工夫をしています。

2.記事内容の決定

構成が決まったら内容の選定を行います。どの社員にスポットを当てるのか、社内イベントは何を取り上げるのか等、細かい部分まで決めていきます。中でも「HOTなHOWA NEWS」と題したニュースコーナーは、社内で行っているイベントや研修の紹介を行う、「イカす通信」の中でもページ数が多いコーナーとなっています。過去に取り上げた内容は、社員旅行や内定者向けのオリエンテーション等で、字が多くならないように写真をたくさん使った記事にしました。写真を入れることが多いコーナーなので、イベントなどで写真を撮るときは、このコーナーに使うことも視野に入れながら撮影を行っています。
個人的にも写真を撮ることが好きなので、記事の写真を褒められるとより一層良い写真を撮ろうという励みになります。

3.記事の作成

内容が決まれば、本格的に記事を作り始めます。内容に沿って各コーナーの文章を作成したり、写真やイラストを挿入して、記事が視覚的にも分かり易く、明るくなるように工夫を行いながら作成します。文章を1から作成するので、社報作成において一番時間がかかる過程です。また、「仕事紹介」のコーナーでは、事前に記入してもらったアンケート用紙を使いながら社員に直接インタビューを行い、アンケートだけでは答えきれないような細かい話も聞き文章を作成しています。インタビュー時に写真を撮りつつインタビューをするので、その時はまるで自分が新聞記者や雑誌のインタビュアーになったような気分になります。
記事作成において、文章構成や言葉選び、コーナーの配置など、考えることはたくさんあります。自分の考えだけでは記事作成ができない時も多いので、他の会社が発行している社内報も参考にしています。毎回頭を使うのはこの作業で、特に第三者目線での文章を作成することが難しく感じています。この記事作成が終われば完成も間近です。

4.製本、配布、そして次号へ

記事作成や文章チェックが終われば、あとは印刷と製本のみです。専用の用紙に印刷し、折って綴じる、ここまでを全て手作業で丁寧に行っています。その後、社員や就活生、内定者、中途応募者などの採用の場で配布したり、お客様と商談を行う際に会話のきっかけづくりとして使用されています。配布後には社員同士の会話で社員紹介のコーナーでの内容を話題にしていたり、ビジネスマナーのコーナーが勉強になるという声が聞こえ、制作に携わる者としての励みになります。
ここまででようやく「イカす通信」発行の一連の流れは終了ですが、またすぐに次号の構成案を考え始めないといけません。2ヶ月に1回の発行ですので、作成期間は実質2ヶ月もない中で、同じような内容にならないように、また色々な情報を社内外に伝えられるように部員一同工夫をこらして作成しています。現状では紙媒体のみですが、後々にはホームぺージでも閲覧可能にし、より多くの方に読んでもらえるようにしていきます。

【経営企画部 田中】

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