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2026/06/19　｜　 社員ブログ

総務は社内の相談窓口です

みなさんこんにちは。豊和開発株式会社で総務を担当している原島です。
社内で「これ、誰に聞けばいいんだろう」と迷ったとき、最初に声をかけてもらえるのが総務です。
申請方法の確認、備品のトラブル、社内ルールの相談や、ちょっとした疑問まで、日々寄せられる相談は本当に様々です。
まず、話を聞き、状況を理解して、みなさまの不安や困りごとを受け止めています。
「誰に聞けばいいかわからないとき、とりあえず総務へ」そう思ってもらえることは、私たちにとって大きな励みです。
「この手続きが分かりにくい」「ここが不便」など、社員のみなさまの声から改善点が見えてきます。
総務は、会社の温度を感じ取るセンサーのような存在として、小さな声を拾い上げ、働きやすい環境づくりにつなげています。
さて、今回はどんな相談事が多いのか、またその相談事に対して、どのような対応を心掛けているかみなさんにお伝えしたいと思います。

- 目次 -
CONTENTS

1.よくある相談

総務には、毎日さまざまな相談が寄せられます。
「こんなこと聞いていいのかな？」という小さな疑問から、部署をまたぐ調整が必要な内容まで、その幅はとても広いものです。
ここでは、総務に寄せられる“よくある相談”を、日常の風景とともにご紹介します。
1.備品、設備に関する相談
例えば、「ホワイトボードマーカーのインクが出ません」、「クリアファイルの在庫ありますか」、「作業服を借用したい」など備品の相談事が多いです。
備品を切らしてしまうと、社員の方の仕事の流れが止まってしまうので、補充したり、破損の修理を手配したりします。備品管理では、備品在庫チェックリストを作成し、毎月10日に備品在庫チェックをしています。それぞれの備品が収納されている棚の中や倉庫を確認し、今月の残りの数と、購入した場合は購入数も記入します。前月分の数量も入力しているので、消費数が出るようになっています。この表で1ヵ月でどのくらい減っているか、また在庫はあとどのくらいか一目で分かるようになっています。
2.申請・手続きに関する相談
社内では日々さまざまな申請が行われていますが、「どの申請書を使えばいいのか分からない」という相談をよくいただきます。種類が多い分、迷ってしまうのも無理はありません。そこでよく使う申請書はあらかじめ印刷して用意しておいたり、提出先を間違えないよう提出先ボックスに明確に表示するといった工夫をしています。
3.郵送物の相談
社員の方々からの相談の一つに「お客様に契約書などの書類を送りたい」という発送に関する依頼があります。総務では内容を確認した上で、重量に応じて切手を貼って投函したり、量が多い場合は郵便局に持ち込んだりと状況と内容に応じて最適な発送方法を判断しています。

2.総務が心がけていること

まずは“話を聞く”ことを大切にしています
毎日色々な相談が寄せられる中で、私が大事にしているのは、しっかり話を聞くことです。状況を丁寧に聞き取り、必要な情報を整理して、最適な解決方法を一緒に考える。相談しやすい雰囲気づくりは特に大切にしています。
次にすぐに動くことを意識しています。
総務の仕事はスピードが求められる場面が多くあります。備品に関する相談では、「このファイルを10枚今すぐ欲しい」、申請に関する相談では、「この申請書には誰の承認が必要ですか」、郵送に関する相談では、「今日中に発送したい書類がある」こうした“今困っている”に応えるため、総務はできる限り早く動くことを心がけています。
また、小さな違和感を見逃さないようにしています。総務は、会社全体を広く見渡す立場にあるので最近増えている相談や、よくある問い合わせの傾向から先読みして準備をしています。こうした気づきは、会社をより良くするヒントになります。日々の観察を通じて、働きやすい環境作りに役立てています。

3.相談が増えることで会社が良くなる理由

実は相談が増えることは会社にとって大きなプラスです。ここでは、その理由を3つにまとめてご紹介します。
① 現場の課題が“見える化”される
相談は、社員が日々感じている小さな困りごとの集まりです。「手続きがわかりにくい」「設備が使いづらい」といった声は、制度や運用を改善するための貴重なヒントになります。
② 相談しやすい“健全な職場環境”が育つ
相談が多いということは、声を上げやすい雰囲気があるということです。言いづらい空気がある職場では、そもそも相談は生まれません。相談の増加は、コミュニケーションが活発で安心感のある組織の証です。
③ トラブルの未然防止につながる
小さな疑問を早めに相談してもらえることで、ミスや手戻りを防ぎ、大きなトラブルを避けることができます。相談が増えるほど、会社全体のリスクは減っていきます。
相談は、会社をより良くする“成長のサイン”になっています。総務はこれからも、その声を大切に受け止めていきます。

4.最後に

これまでご紹介したように総務には毎日様々な相談が寄せられます。共通しているのは社員のみなさまが「どうしたらいいか分からない」「誰に聞けばいいか迷っている」という気持ちを抱えていることです。総務は、その気持ちを受け止める“最初の窓口”でありたいと考えています。社員のみなさまの相談をすぐ対応できるように総務では、相談しやすい場を作ったり、今何に困っているかの整理をしたり、他の部署の方にも必要であれば、助けてもらったり、相談が集まるということは、頼ってもらえている証でもあります。寄せられる声は、会社をより良くするヒントの宝庫です。これからも総務は、みなさんの“困った”に寄り添い、働きやすい環境づくりを支えていきます。

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